И н с т р у к ц и я

за изпращане по електронен път на Месечните и Годишни отчети

на Лайънс клубовете

до Международната Асоциация на Лайънс Клубовете в Оук Брук, САЩ

Предаването на информация от клубовете до централата на LCI по електронен път спестява време на секретаря и средства на клуба. Нещо повече, избягва се опасността от забавяне или изгубване на кореспонденцията.

А. Как се получава паролата за достъп до главния уебсайт на LCI

За да се осъществи електронна връзка с LCI е необходимо на първо място всеки клуб да разполага със собствения си уникален клубен номер, който се появява на всички официални документи, пристигащи от LCI и със собствена парола. Паролата се предоставя на секретаря или президента след отправено запитване към LCI и се предава на следващия секретар и президент при избор на новия Управителен съвет /УС/. Тя не може да бъде достояние на други членове на УС. Такова запитване може да бъде адресирано към Лайън Андрю Сервантес на адрес Acervant@lionsciubs.org, в резултат на което секретарят ще получи паролата на клуба и подробни указания за ползване на уебсайта на организацията.

По електронен път могат да се подават следните формуляри:

1. Ежемесечен доклад за членовете на клуба

2. Доклад за избор на УС (РУ 101)

3. Годишен отчет за дейността на клуба (А-1)

Първата стъпка е да се влезе в главния уебсайт на LCI на адрес www.lionsclubs.org, откъдето чрез активирането на иконата "membership reports/meeting, clubs & times" се влиза в раздела за подаване на клубна информация. Пак там може да се потърси информация за клубовете във всички страни по света.

За въвеждане на месечния отчет се активира бутонът "ENTER MEMBERSSHIP REPORTS". В появилата се диалогова кутия се записват последователно клубният номер и паролата. След това могат да се видят и/или принтират отчети за изминали периоди и да се въведат нови. Месечният отчет съдържа информация за актуалния брой на членовете и статута им (редовни, почетни, асоциирани и т.н.), за новоприетите и напусналите. При постъпване на нов член или при напускане на съществуващ се попълват специални приложения, като във втория случай задължително се описват причините.

При избор на нов УС се въвеждат имената на новите членове на ключовите длъжности: президент, секретар, ковчежник и председател по членството. Това става чрез активиране на бутона "OFFICER REPORTING".

Годишният отчет за дейността на клуба се предоставя чрез активирането на бутона "ANNUAL ACTIVITIES". Той изглежда и се попълва по същия начин, както и годишният отчет на хартиен носител, който ежегодно се изпраща на секретарите на клубовете.

В. Указания за ползване на уебсайта на организацията

/ получени от LCI /

МОЛЯ ЗСПАЗЕТЕ ТОЗИ ДОКУМЕНТ НА ВАШИЯ ТВЪРД ДИСК ТАКА, ЧЕ ВАШАТА ПАРОЛА ДА ВИ СЛУЖИ КАТО СПРАВКА В БЪДЕЩЕ

Ако вие скоро ще отпаднете като длъжностно лице и вашият наследник пожелае да използува нашата Web страница за предаване на съобщения, моля да му предадете този документ- инструкция.

Благодаря Ви за вашия интерес към ЛК Web страница. С паролата и по- долу разположените инструкции за месечният членски доклад, вие ще бъдете способни да предадете месечният членски доклад (C-23-А), годишният доклад за активност те (А-1) и форма за годният доклад на служители (PU-101) на нас електронно.

Не се опитайте да зареди тези форми. Ние няма да приемем тези форми изпратени до нас по електронна поща, факс или пощата. Те са използвани само като електронно предаване на данни.

Ако вие използвате Класик на Чудото , вие няма да бъдете способен да използувате тази процедура за изпращане на съобщения. Ако вие използвате Интернет Изследовател 3.0 или по-ранен, можете даимате проблеми с управление на някой от страниците. Препоръчени браузери са Интернет Изследовател 4.0 и по- горен и Netscape 3.0 и по-горе.

Отидете в нашата основна Web страница в http://www.lionsclubs.org. Ако вие сте достигнали нашата нова website разработка, щракнете на "ресурси" от знамето във върха на страницата, и щракнете на "членски и служителски доклади". Ако вие сте достигнали нашата стара разработка, щракнете език във върха на страницата ако вие искате нашата собствена страница в език друг освен Английски.

В който и да е случай, следващите страници ще бъдат показани в езиковия комплект избран от вас. Щракнете бутона в левия край или икона наименуван “членски и служителски доклади / ИНФОРМАЦИЯ НА ДИРЕКТОРИЯТА".

БУТОНИ ЗА ДИРЕКТОРНА ИНФОРМАЦИЯ

СЪЕДИНЕНИ ЩАТИ (държава) / МЕЖДУНАРОДНО (страна)

Най-бързия начин за възстановяване на директорна информация е "от държава" или “от страна". Щракнете на "от държава" или "от страна" да получете списък с имената на държавите или страните. Щракнете на триъгълника в съседство с държава или страната за да получите списък на всички клубове в тази държава или страна. Щракнете на клуба зада получите директорна информация за този клуб.

Тази процедура ще отнеме съответно по-дълго време поради огромното зареждане. Щракнете на "за име на клуба" за да получите списък на английската азбука. Щракнете на триъгълника в съседство с писмото за да получите списък на всички клубни имена започващи в това писмо. Щракнете на клубното име за да получите директорна информация за този клуб .

НАМЕКВАНЕ: Може би ще е необходимо да завиете надолу за да погледнете данните. Използването "обратно", "форт" бутони на браузера за да се ръководите през страниците.

БУТОНИ ЗА МЕСЕЧНИ ЧЛЕНСКИ ДОКЛАДИ

ЦЕЛ: За да ни предадете данни електронно чрез автоматичното превключване на фигури и членски данни. Това се осъществява чрез завършване на формата на влизането на данни (s) и щраквайки бутона "затворяне на доклада".

Докато се въвеждат данните, формата се разглежда като “ОТВОРЕНА". Веднъж въведени всички данни, формата трябва да бъде "ЗАТВОРЕНА". Затварянето на формата ни показва, че формата е пълна и готова за обработка. Това също така затваря всички протоколи свързани с членството. Докладите и протоколите не са записани в базата от данни на Лъвовете докато доклада не бъде затварен.

Има три бутона свълзани с процеса на попълване на месечните доклади. Те са:

A) ВЛИЗАНЕ В ЧЛЕНСКИЯТ ДОКЛАД - Това показва как да имате достъп до данните в екрана.

B) ПРЕГЛЕД НА ЧЛЕНСКИЯТ ДОКЛАД & ПРОТОКОЛ - Това показва къде можете да прегледате и видоизмените данните преди да затворите доклада.

НАМЕКВАНЕ: Тук в този изглед можете да определите дали докладите и протоколите са затворени, отварени или отменени.

C) РАЗПЕЧАТКА НА ЧЛЕНСКИТЕ ДОКЛАДИ - Това показва къде е разположен крайният продукт, официалният месечен членски доклад. Това е доклада които е отпечатен, съхранен или изпратен по електронната поща. Само докладите които са затворени са показани в този изглед , като показват какво е произведено в фициалната форма.

НАМЕКВАНЕ: Това е мястото където можете до поправите последният затварен месечен членски доклад преди да превключите на следващия доклад.

НАМЕКВАНЕ: За да осигурите преглед на данните, добре е да освежите или презаредете отново изгледите асоциирани с букви B и C по-горе. Това е правилно особено след видоизменения на докладите и/или протоколите които са били вече направени. За да освежите, щракнете "изглед" от полето на менюто и изберете "освежава" или "презарежда отново".

1. ВЛЕЗАНЕ В ЧЛЕНСКИЯ ДОКЛАД (ЕКРАНИ ЗА ВКАРВАНЕ НА ДАННИ)

Щракнете бутона "Влезте в членския доклад". Вкарайте вашият 6-цифрен клубен номер, включително и нулите, като вашето потребителско име. Вкарайте вашата парола, коя e ……………….. Тази парола трябва да се сподели само с текущия президент и секретар на вашия клуб.

Не включвайте активности. Електронният членски доклад няма каквито и да било условия за активност. Отделен бутон е валиден за годишното предаване на активност на Международен Щаб. Ние ви предлагаме да изпратите месечният отчет на дейности на вашия Окръжен Губернатор за да го държите в течение на активността си.

2. ВХОДЯЩА КЛУБНА ИНФОРМАЦИЯ

Вие можете да углавите всички данни за по-добро разчитане. Минималните, задължителни данни са "членове от последен доклад", "месечно и годишно докладване“, и " електронни адреси" . Те са очертан в златно.

ВАЖНО: 1. Задължително попълнете всички прозорци маркирани с жълт цвят.

2. Не се опитвайте да влезете в които и да било фигури в категориите "Членове Пред Изваждане" и "Членове в Края на Месец". Това е невъзможно. Те обикновено показват нула. Много клубовете по грешка влизат в тези фигури в кутията "отпаднали от членство". Тези фигури се изчисляват автоматично след щракване на бутона "предоставя" долу на екрана. Те са основан това, което вие сте вкарали в секцията на общи суми на членството, разположено в средата на формата. Също така запомнете, че в повечето случаите, месечните доклади трябва да бъдят изготвени един месец по-рано от текущия календарен месец.

Ако вкарате данни в кутий - нови, преместени, възстановени, или отхвърлени в секцията на общи суми на членството , то те трябва да отговорят на броя на членовете на тези категорий. Ако те не са балансирани, съобщението няма да се затвори. Когато тази страница е пълна, прегледайте вашите данни и щракане бутона "предоставя" най-долу на страницата.

Ако предаването е сполучливо, вашите данни ще се появят с изчислените общи суми. Има бутони в левия край, който ви позволяват да вкарате прибавени, отхвърлени и променени имена/адреси на членове от вашият доклад. Ако вие нямате които и да било членове за включване, отидете в секция 4 на 4 (затваряне на доклад) на този документ.

3. ВЛИЗНЕ В ЧЛЕНСКИ ПРОТОКОЛИ

Минималните, задължителни данни са очертани в златно. Кутията за коментара би трябвало да се отнесе към неговия специфичен участник и е ограничена на 24 позиции.

A) Щракнете бутона на членски протокол, намиращ се в левия край.

НАМЕКВАНЕ: За протоколни резултати в допълнение на вашето членство, най-напред изберете полето за избор на държава, да осигурете форматирането на подходящия адрес .

B) Когато вкарването на данни е пълно, щракнете бутона "предоставя" долу на екрана. Ако предаването е сполучливо, ще получите страницата с "Благодаря за вашето предоставя ". Ако се появи грешно съобщение щракнете бутонът "обратно" от вашия браузер и видоизменете данните в фолмата.

C) След успех, щракнете текста " обратно на формата".

D) Вие можете да продължите да включвате членски протоколи чрез следващите стъпки от А до D на тази секция. Вие можете да прегледате или видоизмените данни чрез щракване на бутона "разгледай членския доклад" в левия край.

НАМЕКВАНЕ: Прегледайте/видоизменете протокола преди да преглеждате/видоизменяте доклада понеже доклада съдържа бутона " затваряне на доклада".

4. ЗАТВАРЯНЕ НА ДОКЛАДА

Бутонът за "затворяне на доклада" е разположен близо до върха на екрана на доклада за клубна информация .При успешно затваряне на доклада получавате отново екран с "Благодаря Ви за вашето предоставяне" и трябва да щракванете бутона "Главна страница" които ви позволява да се върнете при главната страница на членството. Можете да отпечатате вашето съобщение чрез щракване на бутона “принтиране на членските доклади". При успешно приемане на предоставените данни, няма нужда да изпращате документално копие на Международен Щаб.

Ако след предоставянето, вие осъзнаете, че сте подали грешка информация, бързо и навременно предоставете друга форма и отменете погрешната форма. Ако това стане на същия ден, уверяваме ви, че ще бъдят преработени само правилните данни. Ако денят е свършил и след това е затворен вашият месечен доклад , ние вече ще сме обновили вашите документи. Ако Вие сте загрижени можете да пишете на електронната поща it@lionsclubs.org или да се обадите на 630-571-5466 / вътр. 661 или 549. Ние ще определим най-добрия начин за процедиране.

Отказания доклад и/или протокол лесно ще ни покаже, че искате да го изтрием от нашата база - данни само. Няма да бъдят анулирани каквито и да било осъвременени данни, които вече са били обработвани във вашите документи на членството.

ОТКАЗВАНЕ НА ДОКЛАД И/ИЛИ ПРОТОКОЛИ

За да отмените доклад или